เผย 7 เคล็ดลับการใช้ Gmail จากอดีตพนักงาน Google

1680

โดย โรดอล์ฟ ดูเทล จาก Buffer

12 กุมภาพันธ์ 2016

วิธีช่วยประหยัดเวลาในการใช้อีเมล

ผมไปทำงานวันแรกที่ Google ในปี ค.ศ. 2011 ด้วยความรู้สึกคล้ายกับต้องไปเข้าโรงเรียนฮอกวอตส์ (โรงเรียนคาถาพ่อมดแม่มดและเวทมนตร์ศาสตร์) อย่างไรอย่างนั้น เพราะผมทั้งตื่นเต้นและไม่รู้เลยว่าจะต้องทำอะไรบ้าง!

แต่ผมก็มีความสุขที่จะได้เรียนรู้และทำทุกๆ อย่าง! หลังจากนั้น ผมโชคดีทีเดียวที่ได้เป็นผู้ฝึกสอนวิธีใช้ Gmail ให้กับพนักงาน Google อยู่เป็นเวลาสองปี ทั้งยังได้นำเสนอการใช้ Gmail ให้กับบริษัททุกขนาดอีกด้วย

แม้ขณะนี้ผมไม่ได้เกี่ยวข้องกับ Google แล้ว (ปัจจุบันผมทำงานกับ Buffer และ Remotive.io) แต่เคล็ดลับที่ได้เรียนรู้มาเกี่ยวกับ Gmail ก็ยังมีประโยชน์ต่อการทำงานแต่ละวันจนถึงทุกวันนี้

ผู้คนใช้อีเมลกันอย่างแพร่หลายทุกหนทุกแห่ง ผลวิจัยของสถาบันแม็กคินซีย์ (McKinsey Institute –  สถาบันวิจัยชั้นนำของโลกด้านธุรกิจและการจัดการ) ระบุว่า คนทั่วไปใช้เวลาเกือบหนึ่งในสามของเวลาทำงานทั้งหมดไปกับการใช้อีเมล:

โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานที่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นใช้เวลาราวร้อยละ 28 ของเวลาทำงานทั้งหมดในหนึ่งสัปดาห์ไปกับการใช้อีเมล

ผมมีเคล็ดลับ 7 ข้อที่ชอบที่สุดในการใช้ Gmail มาแบ่งปัน เพื่อช่วยให้การใช้งานอีเมลกลายเป็นเรื่องกล้วยๆ จริง ๆ แล้วก็ไม่ใช่เรื่องใหม่อะไรเลย แต่กลเม็ดเหล่านี้ช่วยให้ผมประหยัดเวลาใช้อีเมลไปได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์

  • ใช้คำสั่ง “ยกเลิกการส่ง” (Undo Send) เมื่อต้องการแก้ไขอีเมลในนาทีสุดท้าย

เคยเหลือบไปเห็นว่าพิมพ์ผิดแบบชัดเจนมาก หลังจากที่เพิ่งกด “ส่ง” ข้อความไปแล้วบ้างไหม

ไม่ต้องกลัวอีกต่อไปแล้ว!  เพราะคำสั่ง “ยกเลิกการส่ง” (Undo Send) จะช่วยหน่วงเวลาไว้ได้สักอึดใจหนึ่งก่อนที่ระบบจะส่งอีเมลออกไป เพื่อให้คุณกลับไปแก้ไขข้อความนั้นได้

gmail1

RODOLPHE DUTEL

เปิดใช้งานคำสั่งนี้ของ Gmail ได้ที่เมนู “การตั้งค่า>ทั่วไป” (Settings>General)

gmail2

RODOLPHE DUTEL

วิธีนี้ช่วยผมได้อย่างดีในกรณีพิมพ์ผิดและในสถานการณ์ลำบากอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้!

  • ใช้ “การตอบกลับสำเร็จรูป” (canned responses) เพื่อประหยัดเวลาเขียนอีเมล  

น่าแปลกที่อีเมลจำนวนไม่น้อยที่เราเขียนมีข้อความค่อนข้างเหมือนๆ กัน หรืออ้างอิงกลับไปถึงบางข้อความที่เคยส่งออกไปก่อนหน้าไม่นาน

ข้อความยาวๆ ที่มักพิมพ์ซ้ำบ่อยๆ พวกนั้น เราสามารถตั้งค่าให้เป็นข้อความมาตรฐานได้ แล้วปรับเปลี่ยนแค่รายละเอียดเล็กน้อย เมื่อต้องการจะส่งอีเมลออกไปแต่ละครั้ง

เริ่มด้วยการพิมพ์ข้อความ แล้วบันทึกเก็บไว้ในรูปแบบ “การตอบกลับสำเร็จรูป” เพื่อจะได้ดึงข้อความนั้นขึ้นมาใช้ได้อีกในครั้งต่อไป

gmail3

RODOLPHE DUTEL

เปิดใช้งานคำสั่ง “การตอบกลับสำเร็จรูป”  ได้ที่ “จีเมล>การตั้งค่า>ห้องทดลอง>การตอบกลับสำเร็จรูป” (Gmail>Settings>Labs>Canned Responses)

gmail4

RODOLPHE DUTEL

ผมและน้อง/พี่ชายใช้วิธีดึงข้อความสำเร็จรูปมาใช้เพื่อส่งจดหมายข่าว Remotive ให้กับสมาชิก 1,500 คนแรก โดยในอีเมลแต่ละฉบับ เราเพียงแค่เปลี่ยนชื่อสมาชิกและอาชีพตามรายชื่อติดต่อที่เรามีเท่านั้น

  • ไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ใช้ Gmail ได้

ความท้าทายอีกประการหนึ่ง คือ การทำงานไปได้เรื่อยๆ โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ผมชอบทำงานแบบไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ต เพื่อจะได้ใช้สมาธิกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ แต่บ่อยครั้งก็ต้องอ้างอิงกลับไปถึงข้อความการสื่อสารและเอกสารต่างๆ ที่เก็บอยู่ในกล่องจดหมาย (inbox) เสียเป็นส่วนใหญ่

เมื่อใดที่ต้องเดินทางด้วยรถไฟ เรือ หรืออยู่ในที่ๆ ไม่มีสัญญาณ  Wi-Fi ผมจะใช้ Gmail Offline ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันหนึ่งของ Gmail ที่สร้างขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้เข้าถึง Gmail ได้แบบไร้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยที่เรายังอ่าน ตอบ ค้นหาและจัดเก็บอีเมลได้ตามปกติโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับเครือข่ายเลย

gmail5

RODOLPHE DUTEL

เย้! การเข้าถึงอีเมลได้ (รวมทั้งเอกสารต่างๆ ซึ่งเชื่อมต่อกับไดรฟ์ที่ทำงานแบบไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต – Drive Offline) ช่วยให้ผมไม่ตกข่าวเลยจริงๆ ไม่ว่าจะอยู่บนเครื่องบิน รถไฟ หรือเรือก็ตาม  

  • หยุดรับจดหมายเข้าชั่วคราวเพื่อลดสิ่งรบกวน

ผมอดไม่ได้จริงๆ นะที่รู้สึกว่ามันน่ารำคาญมากเวลาเห็นอีเมลใหม่เข้ามาในกล่องจดหมาย!

gmail6

RODOLPHE DUTEL

อีเมลใหม่ๆ ที่ทยอยเข้ามาเรื่อยๆ ทำให้ผมแทบเสียสมาธิกับงานที่กำลังทำอยู่…

เฮ้อ อีเมล 10 ฉบับที่ยังไม่ได้อ่าน! ผม…ต้อง…เปิดเข้าไปดู…

gmail7

RODOLPHE DUTEL

ทางแก้ที่ดีที่สุดที่ผมคิดออก คือ หยุดการทำงานของกล่องจดหมายไว้ชั่วคราว (Inbox Pause) เพื่อที่จะได้ทำงานไป โดยให้ระบบจัดการสกัดอีเมลเข้าใหม่ให้ค้างเอาไว้ก่อน ไม่ให้ปรากฏอยู่ในกล่องจดหมายจนกว่าคุณจะพร้อมเข้าไปเปิดดู

gmail8

RODOLPHE DUTEL

เลือกคำสั่ง “หยุดกล่องจดหมายชั่วคราว” (Pause) แล้วก็ทำงานของคุณไป จากนั้น ค่อยเลือก “ยกเลิกการหยุดกล่องจดหมายชั่วคราว” (Unpause) เพื่อปล่อยให้ข้อความใหม่ๆ เข้ามาได้ตามเดิม

  • จัดการความระเกะระกะในกล่องจดหมายโดยยกเลิกการสมัครรับข่าวสารออกเสียบ้าง

เราต่างเป็นสมาชิกรับข้อมูลข่าวสารจากหลายแหล่งเต็มไปหมด หากจัดการอีเมลประเภทนั้นให้เป็นระเบียบได้ จะทำให้กล่องจดหมายของเราเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นอย่างชัดเจน

ลองใช้บริการของ Unroll.me ดู นี่เป็นตัวช่วยที่คุณสมัครได้โดยไม่ต้องเสียเงิน บริการนี้จะช่วยจัดระเบียบการสมัครรับข่าวสารต่าง ๆ ของคุณได้ในเวลาแค่ไม่กี่นาที! หลังจากสมัครแล้ว คุณจะเห็นรายชื่ออีเมลการรับข่าวสารที่คุณสมัครไว้ทั้งหมด เลือกยกเลิกการสมัครรายการที่คุณไม่ต้องการได้ทันที

ผมใช้เวลาแค่ 4 นาทีเพื่อยกเลิกการสมัครไปถึง 64 รายการ แล้วเก็บไว้เพียง 27 รายการเท่านั้น

gmail9

RODOLPHE DUTEL

  • รักษาบัญชี Gmail ให้ปลอดภัยด้วยการยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน (two-factor authentication)

Gmail เป็นที่เก็บทุกสิ่งทุกอย่างของผมบนโลกออนไลน์! ไม่ว่าจะเป็นข้อความการติดต่อสื่อสารต่างๆ รูปภาพ เอกสารและเบอร์โทรศัพท์

Gmail นับเป็นจุดศูนย์กลางข้อมูลทั้งหมดของผม โดยเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆ ทั้งที่เป็นของ Google และที่ไม่ใช่ของ Google ฉะนั้น สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องเก็บทุกอย่างไว้ให้ปลอดภัยที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาบัญชี Gmail ของคุณให้ปลอดภัย คือ ใช้การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน (two-factor authentication) หมายความว่า คุณต้องใช้ทั้งรหัสผ่านและรหัสเฉพาะ (ซึ่งจะได้รับผ่านแอปพลิเคชันหรือเอสเอ็มเอส) จึงจะเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณได้ (ผมใช้บริการ 1Password ด้วยอีกหนึ่งอย่าง)

gmail10

RODOLPHE DUTEL

บริการอื่นๆ เช่น Dropbox,  Apple,  Facebook, Twitter, GitHub และ Buffer ก็ใช้วิธียืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอนด้วยเช่นกัน

ของแถม – เคล็ดลับด้านความปลอดภัยอีกอย่างหนึ่งที่ควรรู้สำหรับผู้ใช้ Gmail ที่เชื่อมต่อจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ คือ การเข้าใช้บัญชี Gmail ทำได้จากหลายที่ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าบัญชี Gmail ของคุณเปิดใช้งานจากที่อื่นอยู่ด้วยหรือไม่ และกดออกจากระบบได้เพียงคลิกเดียว เท่านี้คุณก็จะออกจากบัญชี Gmail ที่เข้าจากที่อื่นๆ ได้

  • ทราบสถานะอีเมลที่ส่งออกไปมากขึ้นจากการแจ้งเตือนของ Gmail

เมื่อเราใช้ WhatsApp เราจะได้รับการแจ้งเตือนเรื่องข้อความที่เราส่งออกไป

gmail11

RODOLPHE DUTEL

  • เครื่องหมายถูกสีเทา หมายถึง ข้อความคุณส่งออกแล้ว
  • เครื่องหมายถูกสีเทาสองตัว หมายถึง ข้อความคุณส่งถึงโทรศัพท์ของผู้รับแล้ว
  • เครื่องหมายถูกสีฟ้าสองตัว หมายถึง ผู้รับอ่านข้อความนั้นแล้ว

เมื่อเราใช้ Facebook Messenger เราก็จะได้รับการแจ้งเตือนทำนองเดียวกัน

gmail12

RODOLPHE DUTEL

  • วงกลมสีฟ้าใส ภายในมีเครื่องหมายถูก หมายถึง ข้อความคุณส่งออกแล้ว
  • วงกลมสีฟ้าเข้ม ภายในมีเครื่องหมายถูกสีขาว หมายถึง ข้อความคุณส่งถึงผู้รับแล้ว
  • วงกลมเล็กที่ภายในมีรูปเพื่อนหรือผู้รับข้อความของคุณจะแสดงขึ้นใต้ข้อความเมื่อผู้รับอ่านข้อความนั้นแล้ว

และเมื่อคุณใช้ Gmail ร่วมกับ Sidekick (แอปพลิเคชันหนึ่งที่ให้บริการพื้นฐานแบบไม่คิดเงิน แต่ผู้ขอรับบริการต้องเสียค่าใช้จ่าย หากเลือกใช้บริการรูปแบบพิเศษ – a freemium app) คุณก็จะได้รับการแจ้งเตือนแบบนั้นเช่นกัน

gmail13

RODOLPHE DUTEL

ผมชอบใช้แอปพลิเคชัน Sidekick เพราะทำให้ไม่ต้องเสียเวลาคาดเดาเกี่ยวกับอีเมลที่ส่งออกไปเลย โดยเฉพาะหากคุณกำลังมองหางาน หรือทำงานด้านการขาย หรืออยากรู้จริงๆ ว่ามีคนอ่านอีเมลของคุณหรือยัง

เช่นเดียวกับ WhatsApp หรือ Facebook การได้รับแจ้งว่าผู้ที่อยู่ปลายทางได้รับ อ่าน และ/หรือมีปฏิกิริยาอย่างไรกับอีเมลของคุณบ้างนับเป็นเรื่องที่มีประโยชน์จริงๆ!

ขอบคุณที่มาข้อมูล: http://motto.time.com/

เผยแพร่ครั้งแรกในเว็บไซต์ของ Buffer (https://open.buffer.com/)

gmail14

รูป Rodolphe Dutel จาก https://buffer.com/about